Input:

Lekcija 6. - Vođenje sastanaka i pregovora

28.4.2020, , Izvor: Verlag Dashöfer

Lekcija 6. – Vođenje sastanaka i pregovora

„Ako bih imao samo sat vremena za rješavanje nekog vrlo važnog problema, iskoristio bih četrdeset minuta za razmatranje problema, petnaest minuta bih posvetio pronalaženju načina mogućih rješenja, a i tijekom preostalih pet minuta bih ga riješio.” (Albert Einstein)

Pregovaranje

Život ljudskog društva je nezamisliv bez raznih oblika pregovaranja.

Pregovaranje jest proces u kojem dvije ili više strana traži rješenje koje će biti prihvatljivo za sve strane.

Pregovaranje je sastavni dio profesionalnog života svakog menadžera. Pregovaranje je proces socijalne interakcije u kojem se može pregovarati o raznim područjima, sadržajima, tj. o bilo čemu. Tijekom tog procesa sudionici pregovora međusobno utječu jedni na druge. Značajnu ulogu u pregovaranju imaju slijedeći faktori:

  • - osobnost sudionika pregovora
  • - međusobno slušanje partnera
  • - način međusobne komunikacije među partnerima – sudionicima pregovora
  • - interpretacija međusobnog ponašanja
  • - ciljevi i postupci tijekom same rasprave-pregovora

Pregovaranje je vrlo zahtjevna aktivnost, prilikom koje je neophodno da:

  • - učinkovito prezentiramo (iznesemo) naša mišljenja – da budemo dobri prezentatori
  • - aktivno slušamo mišljenja naših sugovornika – da svladamo vještinu aktivnog slušanja
  • - racionalno interpretiramo ponašanje naših sugovornika – da znamo čitati verbalne i neverbalne znakove u komunikaciji
  • - ispravno analiziramo informacije – da kontroliramo svoje emocije
  • - kreiramo razne varijante mogućih rješenja – da budemo kreativni i ne bojimo se novih rješenja
  • - tražimo rješenja koja će biti prihvatljiva za sve sudionike pregovora – tražimo dogovor

Socijalne vještine i kompetencije predstavljaju temelj koji nam pomaže uspješno voditi pregovore i postići uspjeh. Prilikom pregovaranja bi trebalo primijeniti znanja iz prethodnih lekcija a to su:

  • - Načela efektivne komunikacije
  • - Signali neverbalne komunikacije
  • - Greške u komunikaciji
  • - Aktivno slušanje, Postavljanje pitanja, Empatija, Empatičko slušanje, Kongruencija
  • - Načini rješavanja konflikta.

Navedene socijalne vještine se mogu poboljšati treningom. Usavršavanjem ovih vještina mogu se doseći viši stupanj socijalnih vještina i vođenja pregovora.

1) Proces pregovaranja

Na pregovore značajno utječu tri faktora:

I. Individualne karakteristike osoba – sudionika pregovora

  • na karakteristike osoba ne možemo efektivno utjecati. U lekciji posvećenoj konfliktima je spomenuto da je vrlo teško promijeniti osobne stavove i ljestvicu vrijednosti svakog od nas. Samo dugoročnim treningom u području terapije, radom na samom sebi ili u grupnim terapijama možemo više toga saznati o nama i dublje spoznati samog sebe.

  • Situacijski faktori

- riječ je o faktorima čiji je utjecaj na tijek pregovora vrlo ograničen. U situacijske faktore ubrajamo:

  • uređenje prostora

  • broj sudionika

  • vremenska ograničenja

  • različite pozicije članova pregovaračkih timova

Ovi faktori mogu pomoći kreiranju ugodne atmosfere tijekom pregovora.

  1. Sam proces pregovaranja (Adler, 1991)

- radi se o faktoru na koji možemo, kao sudionici pregovora, najviše (i najlakše) utjecati. Sam proces pregovaranja sastoji se od određenih faza koje se mogu podijeliti kako slijedi:

2) Priprema na sastanak (pregovore)

- ako ne podcijenimo pripremu prije samog pregovaranja, ona nam može jako pomoći u procesu postizanju međusobnog dogovora.

Prije svakog pregovora (sastanka) vrlo je važno prikupiti informacije o stavu druge pregovaračke strane. Sa što više informacija o našem partneru raspolažemo, to ćemo bolje moći shvatiti njegovo ponašanje i stavove. Vrlo važno je postaviti cilj ili ciljeve koje želimo pregovorima ostvariti. Za očekivati je da obje strane kroz pregovore imaju za cilj naći konkretno rješenje za određenu situaciju te da zbog toga i ulaze u pregovore.

Analiza postojeće situacije će nam pomoći shvatiti sadašnje stanje te biti osnova za pretpostavke što sve može utjecati na želje i zahtjeve obiju strana. Na osnovu toga se može predvidjeti i isplanirati njihovo povećanje ili smanjivanje prije ili tijekom pregovora.

Prije samog sastanka treba interno dogovoriti i odlučiti što možemo realno ponuditi drugoj strani u pregovorima. Riječ je o raznim razinama ponuda, počevši od  od one koja je optimalna za obje strane, pa sve do najniže razine prihvatljivosti ponude, tj. najmanje povoljne ponude do  koje možemo ići. To je učinkovita zaštita od rizika sklapanja nepovoljnog sporazuma.

Također je preporučljivo unaprijed razmisliti o raznim načinima „povlačenja” odnosno ustupaka koji mogu biti za drugu stranu vrlo značajni i važni, a za nas su od manje važnosti i nisu relevantni. U tom slučaju možemo shvaćati ustupke određenim „ socijalnim ulaganjem u budućnost ” (prisjetimo se lekcije o rješavanju konflikata).

Prije sastanka je važno je razmotriti organizacijske aspekte pregovaranja . Zahvaljujući točno postavljenim vremenskim limitima pregovaranja, kontroliramo vrijeme pregovaranja i na taj način ga činimo učinkovitijim. Preporučljivo je dogovoriti na početku pregovora dogovoriti vremenske okvire sastanka ili više njih, tj. broja sastanaka koje planiramo posvetiti za rješavanje određenog problema – predmeta pregovora.

Tog dogovora bi se trebalo i pridržavati. (vrijeme trajanja i broj sastanaka)!

Primjer:

„ Predlažemo da radimo na ovom problemu 90 minuta. Ako ne nađemo rješenje problema, završit ćemo sastanak i nastaviti u slijedećem krugu pregovora. Datum i vrijeme slijedećeg sastanka ćemo dogovoriti na kraju današnjeg sastanka.” „Slažete li se s tim prijedlogom?”

Ambijent sastanka treba odabrati tako da odgovara značenju i važnosti pregovora. Ponekad je dobro razmotriti mogućnost pregovaranja na neutralnom mjestu.

Sastav pregovaračkog tima odabiremo tako da članovi tima budu kompetentni za konkretno područje i temu koju želimo riješiti kroz pregovore. Prvi pregovarački tim može imati više članova, s time da na pojedinačne sastanke mogu biti pozvani oni članovi koji poznaju konkretnu problematiku o kojoj se pregovara. Preporučljivo je da sve strane pregovora prije početka pregovora znaju tko će sudjelovati na sastancima ( slanje popisa članova pregovaračkih timova, uz navod njihove pozicije-funkcije/statusa, specijalizacije…).

Zahvaljujući dosljednoj pripremi za sastanak možemo izbjeći nerazumijevanje druge strane i smanjiti nelagodu i nesigurnost. Dobra priprema za sastanak je ujedno i osnova za budući sporazum.

3) Samo pregovaranje

Prilikom prvog sastanka se trudimo uspostaviti dobre međusobne odnose unutar pregovaračkog tima i s drugom pregovaračkom stranom/ timom. Otkrivamo dodirne točke i razlike u

 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: