Input:

Zadaci 5. - Time menadžment

28.4.2020, , Izvor: Verlag Dashöfer

Zadaci 5. - Time menadžment

„Dobar vremenski menadžment je uvijek bio vrlo važan sastavni dio planiranja, međutim, postoje argumenti prema kojima je vremenski menadžment sada još važniji. Situacije poput restrukturiranje tvrtke, brze promjene, preopterećenost informacijama i potreba za uspostavljanjem ravnoteže između privatnog i poslovnog života menadžera, su do određene mjere ograničavajući. Vremenski menadžment  se zasniva na sposobnosti i efektivnosti onoga što i kako radite.”

(Institute of Management)

Teorija

Vremenski menadžment

Bez obzira na kvalitete ili osobine uspješnog menadžera i njegovih djelatnika, jedan od najvažnijih kriterija efektivnosti rada je upravljanje vremenom. Neki menadžeri koji se žale da nemaju dovoljno vremena, možda nemaju vremena prvenstveno zbog toga što nisu u stanju organizirati svoje radno vrijeme ili svoje radne zadatke. Od menadžera se očekuje da sam upravlja svojim vremenom. Za rad menadžera vrlo je važno da prema riječima P:Druckera „radi stvari ispravno”, no još je važnije da je učinkovit, tj. da „radi prave stvari”. Zbog toga je važno prijeći od aktivnosti na učinkovitost/produktivnost. Raditi učinkovito, znači posvećivati se najvažnijim stvarima i zadacima i koncentrirati se na ono što omogućuje postizanje najveće produktivnost i samim time uspjeha.

Zbog toga je preporučljivo da si kod svake aktivnosti/ zadatka koji trebamo ispuniti postavimo sljedeća pitanja:

  • - „Može li se to uopće napraviti?” – provjera izvedivosti i realnosti zadatka
  • - „Ako može, (do) kada se to može napraviti?” – realna procjena vremena
  • - „Mogu li delegirati taj zadatak?” – realnost odnosa

Vremenski menadžment je bio dugo smatran neodvojivim sastavnim dijelom menadžmenta. Vrijeme je jedinstveni resurs – ne možemo ga posuditi, posuditi, kupiti ni uskladištiti. Vrijeme je nenadoknadivo i potrebno nam je za sve.

Imidž mnogih menadžera je stalna prezauzetost i preopterećenost uz nered na radnom stolu, stalno telefoniranje i neprestana utrka s vlastitim vremenom. Problem je u tome da su takvi menadžeri ponekad preopterećeni „vlastitom aktivnošću” a ne i razmišljanjem o tome kako se mogu stvari napraviti na bolji način, učinkovitim planiranjem.

Zbog toga postoji velika razlika između aktivnosti i učinkovitosti.

Kontrolna lista menadžera

Preporučljivo je da svaki menadžer usporedi ono što misli da radi, s onime što stvarno radi. Odgovori na slijedeća pitanja mogu pomoći u poboljšanjima osobne učinkovitosti:

  1. Posvećujem dovoljno pozornosti aktualnim aktivnostima i planiranju zadataka u budućnosti? Razmišljam li dovoljno o budućnosti?
  2. Raspoređujem li ispravno vrijeme između pojedinih područja svog rada? Posvećujem li nekoj aktivnost previše vremena?
  3. Želim li promijeniti nešto u svom radu i trudim li se dovoljno da se pokaže efekt izvršenih promjena u mome radu?
  4. Jesam li siguran/a da ne radim na nekom zadatku koji mogu delegirati?
  5. Tko su ljudi s kojima bih se trebao/la viđati? Provodim li s nekima od njih previše ili premalo vremena?
  6. Organiziram li svoj radni dan ili tjedan prema prioritetima ili rješavam probleme po redoslijedu kojim dolaze?
  7. Jesam li u stanju završiti zadatak, ili me stalno neko prekida i uznemiruje? Ako da, predstavljaju li ovi prekidi znatan dio mog posla i vremena?

(prema R. Stewart-u)

Postoji mnogo metoda i preporuka za upravljanje vremenom. Osnovni preduvjeti za dobro upravljanje vremenom obuhvaćaju sljedeće:

  • - Postavljanje jasnih ciljeva
  • - Dosljedno svakodnevno planiranje
  • - Definiranje prioriteta po važnosti i hitnosti
  • - Uspješno delegiranje zadataka

Postavljanje ciljeva

Ako imamo jasno postavljene ciljeve, to će nam pomoći postizati odgovarajuće rezultate. Za učinkovito upravljanje vremenom neophodno je sastaviti listu osobnih i poslovnih ciljeva. Ako nešto zabilježimo u pisanom obliku, to će nas natjerati na konkretnije razmišljanje i olakšati kasniju kontrolu izvršenja. Postoje brojni kriteriji za postizanje ciljeva.

U menadžmentu je poznata kratica SMART koja u prijevodu znači zgodan ali i pametan, a ona je akronim, tj. kratica engleskih riječi. Tako prvo slovo „S” te poznate kratice označava specifičnost (engl. specific) cilja. Što je cilj određeniji, on nas više motivira na MM akciju pa ćemo se s manje otpora usmjeriti na njegovo ostvarenje.

Drugo slovo „M” se odnosi na mjerljivost(engl. measurable) cilja što predstavlja mogućnost da pratimo svoj napredak prema cilju. To možemo činiti prateći ostvareni  promet, prodaju ili neku drugu mjerljivu veličinu našeg cilja

Treće slovo kratice „A” (engl. achievable) odnosi se na dosežnost/ dohvatljivost cilja, tj. njegovu ostvarivost. Iako postoji ideja vodilja koja kaže „Samo nebo granica”Ipak je neophodna doza realnosti što znači biti svjestan polazne pozicije, tj. odgovor na pitanje „Gdje sam sada?”. To konkretno znači na kojoj smo poziciji, s kojim resursima raspolažemo.

S tim je povezano i četvrto slovo SMART-a „R” koje nas podsjeća da treba biti realan (engl. realistic) u postavljanju ciljeva i njihovom provođenju u planove. Realnost ciljeva nas upozorava da ciljevi mogu, a ponekad i trebaju biti, „visoki”, međutim, takvi ciljevi mogu biti i neostvarivi odnosno nerealni. Zbog toga je neophodno koncentrirati se na ostvarive ciljeve. Pri tome se ne treba

 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: